Mucho tiempo pensando en montar un coworking y cuando llega la hora de empezar con los trámites para la regulación de tu local, se te viene el mundo encima. Para este momento ya habrás realizado un importante estudio del mercado, la localización, el público objetivo, etc. Pero te falta la parte que te permitirá abrir tus puertas al público, los aspectos legales.
Aquí tienes una pequeña guía sobre las licencias, seguros, condiciones de arrendamiento y mucho más, para que pongas en marcha tu espacio de coworking cuanto antes.
Constitución de la empresa
Una vez has decidido dónde establecer tu coworking, analizada la competencia, definido el target al que te vas a dirigir y tu estrategia a seguir, toca reflexionar sobre qué tipo de empresa queremos constituir. Una de las opciones más comunes entre los emprendedores cuando comienzan una actividad es darse de alta como autónomo, sobre todo, si vas a montar el negocio solo, es fácil, rápido y no necesita de un desembolso de capital social.
Pero esta idea puede ser errónea si no prevés bien el futuro, ya que si la empresa crece a un ritmo mayor del esperado, aumentando el volumen de facturación, una sociedad pluripersonal puede resultar la mejor opción, debido en parte a sus beneficios fiscales.
Licencia de actividad
El siguiente paso es conseguir licencia de actividad, que debido a la falta de legislación específica para para este tipo de espacios de trabajo, se tramita en la categoría de oficinas.
Los coworking no paran de reinventarse, existiendo actualmente muchos espacios que ofrecen otros servicios paralelos a su actividad principal: restaurantes, aulas formativas o guarderías son algunos de los ejemplos. Si este es tu caso, debes saber que se pueden solicitar varias licencias.
Te recomendamos que te informes en el ayuntamiento dónde vayas a desarrollar la actividad. Las competencias sobre la regulación de licencias depende de cada ayuntamiento y los requisitos para su obtención pueden variar mucho de unos a otros, al igual que el importe de las tasas.
Además, para la obtención de la licencia de actividad, el local deberá cumplir con la normativa de protección contra incendios y de accesibilidad del municipio. Así que, infórmate de todos estos aspectos antes de decidirte por un local, ya que si ya se encuentra en condiciones óptimas para la puesta en marcha de una actividad y no necesita de grandes reformas, puede suponer un gran ahorro en tu desembolso inicial.
Arrendamiento del local
La actividad del coworking se basa en el alquiler de espacios de trabajo, ya sean puestos fijos, oficinas, salas de reuniones o un escritorio por horas. Por ello, en el caso en que el local sea alquilado, debes informarte correctamente de que el contrato de arrendamiento te permite el subarriendo, de lo contrario podría suponer un gran problema con el propietario.
Otro de los aspectos a tener en cuenta a la hora de arrendar un local son los impuestos y retenciones que debes pagar como inquilino, siendo un 19%. Este gasto debes incluirlo en tu plan de viabilidad, para conocer los datos exacto de retorno de inversión.
Contratos de suministros
Adquirir un local por medio de arrendamiento presenta un problema, y es que la facturación de luz, agua, gas y demás suministros, quedan a nombre del arrendador. El desarrollo de la actividad empresarial no se ve afectado por esto, pero en términos fiscales, el hecho de no tener las facturas a nombre de la empresa te perjudica bastante. Tu empresa no puede soportar contablemente el IVA de este gasto, aspecto que te afecta a la hora de la presentación de impuestos.
Lo más común es anexar la factura de suministro al contrato de alquiler con el dueño del local e incluir el cambio de titularidad. En condiciones normales, el arrendador no va a poner impedimento, ya que a también consigue beneficios, como por ejemplo, quedar eximido de cualquier obligación en caso de impago o deuda.
Ya conoces los aspectos legales más importantes a la hora de abrir un coworking, ¿a qué estás esperando para abrir el tuyo?
