Como crear un espacio de Coworking

Las tardes de Coworking Spain Conference 2013 tuvieron una vocación práctica, ya que se impartieron talleres en los que los asistentes, que pudieron comentar y conversar sobre sus experiencias. Así, en la primera jornada, se centraron en la importancia de la comunidad para los centros de coworking , así cómo en las claves para hacer rentable la gestión de un espacio, más complicado de lo que puede parecer a priori. En la sala verde e impartidos por gestores de distintos centros de referencia, estuvieron orientados a resolver dudas sobre la gestión y los aspectos más pragmáticos de la dirección de un espacio de coworking. 
1. Crear comunidades desde 0:  Diseñado por Jaime Aranda y Alberto Pérez Solá, de workINcompany, estuvo centrado en identificar y concretar qué aspectos y herramientas pueden ayudarles a crear comunidad en un centro recién abierto. Tener claro el objetivo de la organización de eventos y creación de comunidades, bien sea captar nuevos coworkers, reternerlos o reforzar las sinergias es una condición indispensable para el éxito de éstas. Entre los consejos principales para partir de 0 señalaron la necesidad de crear hojas de ruta bien definidas y comprobar que existen perfiles interesados en la comunidad que se quiere crear, a quiénes se puede convocar con el fin de fomentar la conversación y que se conviertan en coworkers. Una medida que evitará que la aparición de comunidades que desaparezcan rápidamente o eventos en los que no se tenga el éxito de asistencia oportuno, casos en los que puede resultar incluso contraproducente la iniciativa.
Asimismo señalaron la importancia de utilizar adecuadamente las herramientas de comunicación para dar a conocer un espacio de coworking, ya que permiten mover la comunidad del 1.0 hasta el 2.0. La creación de perfiles y actividad en redes sociales, siendo particularmente interactivo, y la participación en foros online temáticos resultarán de gran ayuda, pues el acercamiento más efectivo en este ámbito se da desde la afinidad. Es importante monitorizar y valorar el retorno de cada acción y cuáles son los objetivos, ya sean económicos, comerciales u orientados a obtener notoriedad.
2. ¿Puede tu coworking ganar dinero? O lo que es es lo mismo, ¿qué números hay detrás de un espacio de coworking? Este fue el punto de partida de un taller muy interactivo que arrancó de una premisa realista: la apertura de un espacio de coworking exige, además de entusiasmo y energía, una inversión económica importante si queremos hacerlo rentable. A través de una conversación en la que se animaba a los asistentes a aportar ideas y compartir sus experiencias, Ramón Suárez, fundador de Betawork, enumeró las fuentes de ingresos principales y los gastos que implica la gestión de un centro de coworking en función de los objetivos. Eventos, cuotas de coworkers y sponsors constituyen fuentes de ingresos básicos, cuya mayor o menor importancia estará ligada al modelo de negocio que se desee adoptar. Además, salieron otros aspectos a colación, como la necesidad de valorar de qué forma podemos hacer un centro más rentable: ¿Ofrecemos más puestos fijos o flexibles? ¿Es mejor un espacio grande que uno menor? ¿Deben ser los coworkers la principal fuente de ingresos en todos los casos, los eventos o mitad y mitad? Todas ellas, preguntas que debemos plantearnos para tener definido nuestro modelo de negocio ya antes de abrir un espacio. Ubicación, diseño, estructura, tipos de puestos… serán definidos en función de estos parámetros e influenciarán decididamente en el tipo de espacio que se quiera crear. Por último, limitar los gastos también es importante, para lo que la capacidad de negociación con nuestros proveedores es esencial. Intentar obtener meses de alquiler gratis, compartir los ingresos con el dueño del local para limitar los riesgos de inversión, o llegar a relaciones de intercambio o trueque con profesionales que nos puedan ayudar en determinados ámbitos se reflejará en unos número más saneados.
3. Gestión de comunidades online/offline Tras la pausa para el café y un poco de networking, Olivia Czetwertynski, directora de comunicación de utopic_US, planteó con un gran sentido del humor las dificultades de la comunidad en un espacio de coworking, una tarea que también tiene un “lado oscuro”. Y es que si bien a todos los coworkers les une la vocación de compartir y colaborar, los caracteres podrían dar lugar a determinados tipologías: dinamiteros (polémicos), viajeros (itinerantes), “fantasmas” (vienen poco al centro) o “hijos pródigos” (van y vienen) son algunos de los perfiles sobre los que se conversó para encontrar fórmulas que permitan gestionarlos.  Además de esto, se pusieron ejemplos de iniciativas que no funcionaron para crear sinergias, como fue en el caso de la organización de grupos profesionales de utopic_US, que en la mayoría de los casos no llegó a “cuajar” debido a la similitud de los perfiles profesionales. De hecho, el único de estos pools que funcionó fue el de moda, dado que contó con profesionales más diversos. Como ejemplo de actividades eficaces, Olivia destacó aquellas orientadas al trueque de coworker a coworker . En la actividad en redes sociales, Olivia insistió en que resulta imprescindible para la creación de una comunidad online, si bien la gestión de los perfiles debe estar preferiblemente orientada a la conversación y ser muy dinámica. No hay necesidad de estar en todas la redes, pero sí debe llevarse a cabo una comunicación muy activa en las que se esté presente.
4. Consejos para mantener un espacio a flote: Tras la apertura y puesta marcha de un nuevo espacio de coworking, y más en un contexto en el que estos proliferan, es necesario seguir ciertas pautas que permitan el mantenimiento del centro sin que sea una ruina para su gestor. Cristina Pastor , fundadora de Comunidad Coworking, compartió  con los asistente algunas de estas claves. Tras subrayar que coworking no es necesariamente sinónimo de éxito y basándose en su propia experiencia, Cristina planteó algunas de las máximas imprescindibles para consolidar un centro: reivindicar el valor de la comunidad para generar talento, especializarse en determinadas actividades o sectores, o aportar personalidad al espacio para que el coworking no se quiera ir son algunas de ellas. Además, es importante mantenerse en constante “movimiento”: no hay que olvidar que los espacios de coworking son espacios vivos y por lo tanto han de estar en permanente evolución.
 
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