Cómo optimizar tus operaciones. Jenny Poon (CO+Hoots)

Abrir un centro de coworking es una aventura para emprendedores apasionados que sueñan con una forma de trabajar “diferente”. Pero aunque como en todos los negocios, se busque la rentabilidad, la motivación viene determinada por la pasión que los gestores suelen tener cuando se lanzan a un proyecto de estas características.

No obstante, a la ahora de afrontar el día a día, hay una larga lista de tareas que pueden llegar a ocuparnos la mayor parte de la jornada y no resultan nada apasionantes. ¿Qué podemos hacer para que la parte apasionante predomine en nuestro trabajo diario? Organizarnos metódicamente y optimizar nuestras operaciones mediante la automatización de tareas. De todo ello, nos habló Jenny Poon, directora de CO + Hoots, el cuarto centro de coworking más importante de Estados Unidos, en Coworking Spain Conference 2019.

¿POR DÓNDE EMPIEZO?

El primer paso es organizar el trabajo para que las tediosas tareas administrativas salgan adelante sin robarnos ni a nosotros ni a nuestro equipo demasiado tiempo. La forma más eficaz de lograrlo es mediante la creación de un proceso de trabajo basado en el uso de herramientas que permitan el grado máximo de automatización.

Y es que son muchas las tareas que, en mayor o menor medida, se pueden automatizar: correos electrónicos de bienvenida o fechas especiales, organización de visitas, promoción de eventos o la gestión de ciertas tareas de mantenimiento pueden beneficiarse del uso de algunas aplicaciones para que exijan así el menor tiempo posible.

Algunas de las que Jenny Poon usa en su día a día son:

  • Streak para Gmail: CRM que permite la gestión del correo electrónico con automatización de tareas relacionadas con envíos, prospección y seguimiento de clientes (programación de envíos, automatización de plantillas, rastreo…).
  • Officernd: software para gestionar entornos de trabajo flexibles.
  • Asana: plataforma de gestión y organización de tareas para equipos.
  • WeMo: sistema que permite encender y apagar los dispositivos electrónicos desde un smartphone.
  • Slack: Software de colaboración para equipos de trabajo.
  • Zapier: permite conectar aplicaciones web que se usan en el día a día.
  • Calendly: sincronizada con Google Calendar, permite convocar reuniones y citas de una forma cómoda y rápida.
  • Mailchimp: automatización de campañas y envío de newsletters.
  • Alexa: asistente virtual de Amazon.
  • ActiveCampaign: automatización de campañas de email marketing.

La automatización de tareas no solo mejora nuestra experiencia al frente de un espacio, sino que incide decisivamente en la calidad del trabajo al obtenerse:

  1. Mayor consistencia en las tareas realizadas, al seguir una determinada metodología que les aporta un extra de profesionalidad.
  2. Satisfacción del equipo, al trabajar de una forma mucho más fluida, y del cliente, al ofrecerse un servicio muy más ágil y cuidado.
  3. Eficiencia, que se traduce en una reducción de los costes.

¿QUÉ TAREAS PUEDO OPTIMIZAR?

Las tareas a las que la automatización puede aplicarse son diversas. ¿Un ejemplo? Jenny planteó cómo se podía gestionar la llegada de un nuevo coworker mediante el diseño de un proceso de trabajo que implique diversas herramientas:

  • Cuando el nuevo miembro se registra, se envían automáticamente, tres correos electrónicos: uno de bienvenida, otro al equipo anunciando la llegada del nuevo miembro y otro confirmándolo.
     
  • A través de Zapier se conecta Officernd (software para la gestión de entornos de trabajos flexible) con el resto de aplicaciones que se usen en el proceso (como Slack y Calendly) y, desde de Asana, se crean una serie de tareas y responsables.

De esta forma, Jenny no tiene que estar coordinando a cada miembro del equipo al detalle: de un vistazo supervisa qué tareas deben hacerse, cual es su fecha límite y quién es el responsable de llevarla a cabo en cada caso. Esto también le permite supervisar qué trabajo se realiza de forma eficiente y cual no para así introducir las mejoras oportunas.Ni qué decir tiene que además la relación entre los miembros del equipo de trabajo es mucho más fluida y transparente.

¡Y aún hay más buenas noticias! La mayoría de las tareas del día a día pueden servirse de estas herramientas de automatización: los tours o visitas al espacio, los eventos, las reuniones de equipo o las citas con proveedores y/o clientes pueden también gestionarse de una forma más ágil siguiendo estos esquemas de trabajo basados en la automatización.

Por último, si tienes la impresión de no sacar todo el partido que deberías a tus horas de trabajo, quizá deberías revisar tu metodología de trabajo. Para ello, Jenny no recomienda seguir estos tres pasos:

  1. Identificar la falta de efectividad.
  2. Investigar para determinar existe una forma de automatizar esea tarea.
  3. Testear la automatización para ver cómo funciona.

El tiempo es demasiado valioso como para perderlo en gestiones que pueda realizar una aplicación. ¿No os parece?

 

 

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