Eres un profesional freelance y trabajas desde casa o desde un espacio de coworking, eres creativo e innovador, pero no eres capaz de ordenar tu mesa de trabajo por más que lo intentes. Incluso intentas convencerte a ti mismo que en ese desorden está tu propio orden. Sin embargo, de vez en cuando intentas poner orden en tu espacio de trabajo, porque ni tu mismo estás a gusto con tu 'ordenado desorden'.
Algunos estudios confirman que un espacio de trabajo desorganizado puede llevar a una mente desorganizada y que el desorden puede provocar sensaciones de caos que podrían generar situaciones de estrés. Así que no te lo pienses más y pon un poco de orden en tu espacio de trabajo. Si quieres convertir la mesa de tu casa que te sirve de oficina en un espacio de trabajo agradable y organizado solo necesitas un poco de creatividad y poner en práctica la metodología y los consejos que encontrarás a continuación.
Para ordenar tu lugar de trabajo con eficiencia, y una vez que lo tengas ordenado para que siga ordenado sin dificultad, lo mejor es que apliques el 'Método de las 5 S's', una técnica de gestión basada en 5 reglas elementales que en japones empiezan por la letra 'S':
1-Seiri | Clasificar | Consiste en identificar y separar todo lo que no necesites a diario en tu espacio de trabajo. | Separar elementos innecesarios.
2-Seiton | Ordenar | Consiste en escoger un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su lugar. | Colocar elementos necesarios.
3-Seisō | Limpiar | Consiste en llevar a cabo la limpieza de los elementos del lugar de trabajo: ordenador, monitor, impresora, cables, carpetas, libros, etc. | Suprimir suciedad.
4-Seiketsu | Estandarizar | Consiste en mantener el espacio de trabajo ordenado siempre de la misma forma, de manera que cualquiera pueda encontrar algún elemento, además de tu mismo. | Señalizar elementos anómalos.
5-Shitsuke | Disciplina | Consiste en mantener el espacio de trabajo ordenado y seguir aplicando el 'Método de las 5 S's' como parte de nuestra rutina diaria. | Continuar mejorando.
10 Consejos para mantener ordenado tu espacio de trabajo
1-Escoge el lugar idóneo para instalar tu espacio de trabajo | Si trabajas en tu casa vas a pasar muchas horas en tu escritorio así que debes escoger un espacio de trabajo cómodo y luminoso, alejado lo más posible de la entrada de la casa y, a ser posible, sin ruidos que alteren tu ritmo laboral. Si usas con asiduidad un espacio de coworking seguro que te pueden reservar tu escritorio favorito durante las horas que lo necesites.
2-Utiliza elementos de clasificación | Usa carpetas, bandejas, archivadores y demás elementos de clasificación que te permitan mantener tus papeles y documentos ordenados. Procura tener encima de la mesa solo los elementos que uses más a menudo y los papeles del proyecto en que estés trabajando. Utiliza los cajones de la mesa para guardar lo demás. Algunos espacios de coworking ponen a tu disposición estanterías y cajones para que puedas guardar tus documentos y material de trabajo.
3-Usa un bote para los útiles de escritorio | Los bolígrafos, lápices, rotuladores, marcadores, tijeras, reglas y demás herramientas de escritorio puedes guardarlas en un pequeño bote. No ocupa casi nada de espacio y lo tienes todo al alcance de la mano.
4-Ten a mano una papelera y úsala | Ya tienes ordenado y limpio tu espacio de trabajo, así que ahora tienes que mantenerlo. No acumules papeles y basura en tu escritorio, usa la papelera. En todos los espacios de coworking dispondrás de papeleras cerca de las mesas de trabajo y en algunos te ofrecen también una trituradora para tus papeles confidenciales.
5-Cuidado con los cables | Seguro que trabajas con más de un ordenador, monitor grande, impresora, repetidor wifi, disco externo y alguna más de las modernas herramientas actuales. Además tienes los cargadores de los teléfonos, la lámpara molona y demás aparatos tecnológicos conectados a la red eléctrica. Si no tienes cuidado con los cables podrías tener algún problema, por eso debes mantener limpios y ordenados los cables de tus aparatos y conectarlos a una alargadera con base de protección sobretensión, para evitar que puedan sufrir tus aparatos electrónicos por una sobre carga.
6-La creatividad no está reñida con el orden | Un poco de creatividad no significa desorden y, por el contrario, puede ayudarnos a crear un agradable ambiente de trabajo. Personaliza tu monitor, coloca una foto de tu pareja o de tus colegas, pon una lámpara de diseño... Dale un toque personal a tu espacio de trabajo, pero no te pases porque no es recomendable una decoración recargada en nuestro espacio de trabajo que tiene que ser sencillo y funcional, sobre todo.
7-Mejor un pequeño bloc de notas que un montón de post-it | Para recordar los mensajes recibidos, las llamadas que tenemos que hacer, la hora de una reunión o demás cosas de importancia que no debemos olvidar. lo mejor es ponerlo por escrito y es preferible un pequeño cuaderno o bloc de notas que un montón de pósits por todo el escritorio, algunos de los cuales se acabará perdiendo en un día de ajetreo.
8-No comas en tu espacio de trabajo | Si estás trabajando desde casa seguro que tienes otra mesa para comer diferente a la que usas como lugar de trabajo. Y si estás en un espacio de coworking no solo no te van a permitir comer en el escritorio sino que es muy recomendable que uses ese tiempo para relajarte, socializar, crear comunidad... (Ver '10 consejos para reducir el estrés utilizando tu espacio de coworking').
9-Utiliza las nuevas tecnologías | Eres un tipo innovador y vives en un mundo cada vez más tecnológico. Eso se tiene que reflejar en el uso de las herramientas que las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación ponen a tu disposición: tabletas, apps para smartphones o teléfonos inteligentes, plataformas online para archivar en la nube, etc.
10-Revisión diaria | Al acabar tu jornada laboral revisa tu espacio de trabajo y déjalo ordenado para el día siguiente: apaga el ordenador, tira a la papelera lo que no vayas a necesitar, cierra el bloc de notas, guarda en sus carpetas o archivadores los documentos, recoge los bolígrafos, pasa un paño o el plumero sobre el escritorio y apaga la lámpara. No te llevará más de 5 minutos y al día siguiente lo encontrarás todo listo para empezar una nueva jornada laboral productiva. En un espacio de coworking será imprescindible que dejes el escritorio que has usado como lo encontraste, solo te ahorrarás tener que limpiarlo, porque ya lo harán los responsables.
Y recuerda que un espacio de trabajo cómodo, agradable y ordenado te va a facilitar las tareas, agilizar los procesos, conseguir una mayor productividad y evitar el estrés que puede provocarte no encontrar los documentos que necesitas. Además, si vas a recibir a algún cliente, proveedor o colaborador, un espacio de trabajo organizado y limpio ofrece una buena imagen, lo que siempre irá en tu propio beneficio.
