Cuando un centro de coworking empieza a ser conocido en una zona puede llegar a tener una demanda más alta de lo esperado en su apertura. ¿Qué hacer ante esta situación? Quedarse en una superficie reducida si se tiene la fuerza de crecer puede ir en detrimento del negocio, sin embargo expandirse tampoco es una tarea fácil. Hay que tener en cuenta el incremento de costes que supondrá la inversión además de las posibles molestias que se pueden causar a los coworkers, especialmente si estamos obligados no sólo a cambiar de espacio, sino de zona. Para analizar esta situación, Miguel Ángel Calero (Cosfera), Francisco Cámara (Freeland Coworking) y Marcelo Vázquez (Cocorocó) conversaron en la segunda jornada de la Coworking Spain Conference 2014, moderados de Vanesa Sans (Transforma Bcn).
No todos tenemos las mismas razones para crecer
¿Cuándo plantearse la ampliación? Quizá esta sea la pregunta del millón si hablamos de iniciar una fase de expansión en nuestro centro. La respuesta parece obvia: "Cuando se toca techo", comenta Miguel Ángel Calero, que tan sólo después de 6 meses de haber abierto su espacio se vio en la disyuntiva de ampliar su centro o desestimar a los muchos interesados que querían formar parte de Cosfera. Sin embargo la capacidad de albergar más coworkers no es la única razón para ampliar un centro, sino el deseo de dar más servicios y a más personas. Esta fue la motivación de los fundadores de Freeland Coworking, según cuenta Francisco Cámara. Ampliar la comunidad significaba ampliar la red de relaciones profesionales de cada uno de los coworkers del centro, ¿y no es esto mejorar el servicio? Para los fundadores de este espacio está claro: “La comunidad de 14 trabajadores que conformaba Freeland Coworking no puede ofrecer lo mismo una de 50 personas”, comenta Francisco. Para ello, no quedó más remedio que triplicar la superficie: no se trata sólo de espacio, sino también y sobre todo de la posibilidad de ofrecer a cada coworker un acceso a un mayor número de perfiles y generar a una comunidad más heterogénea.
Ampliar la comunidad sin perder el sentido de pertenencia
El valor añadido de un centro de coworking es el sentimiento de pertenencia a una comunidad, por lo tanto la ampliación no es sólo dificultosa por cuestiones de adaptación a un nuevo espacio, sino por la necesidad de mantener la comunidad creada una vez que amplíes el número de miembros. ¿Cómo lograrlo? Apoyarse en los miembros antiguos del espacio es de gran ayuda para que esas personas se fidelicen y lleguen a captar a nuevos coworkers. No obstante el gestor es siempre el principal conector: él es quien va a hacer que la comunidad se consolide... o no.
Al hablar de la asimilación de nuevos perfiles puede parecer incontrolable moderar las sinergias existentes. ¿Cómo podemos mantener una buena energía si damos entrada a un número considerable de nuevos miembros? "Valorando muy cuidadosamente los nuevos perfiles que entren en la comunidad", afirma Marcelo Vázquez. Aceptar a un profesional por urgencia y descuidar las prioridades a tener en cuenta en la selección de perfiles puede ser un error de graves consecuencias. Por lo tanto la cuidadosa selección no es una medida renunciable. Asimismo, las actividades también resultan de gran eficacia para generar comunidad con los nuevos miembros. En este sentido no sólo son recomendables las actividades que se organizan dentro del espacio, sino las que se organizan fuera de éste ligadas al tiempo libre. Muchos coworkers tienen dificultades para relacionarse cuando están trabajando: sin embargo al compartir actividades lúdicas se relajan más y se relacionan de una forma más personal, lo que luego se refleja de forma evidente en el terreno laboral.
Hacerse mayor no es renunciar a ser uno mismo
Si bien la posibilidad de ampliación no necesariamente debe tenerse en cuenta desde el primer momento, lo que no se puede perder de vista en ningún caso es la comodidad y la posibilidad de que una estructura determinada genere interacción; tampoco a la hora de acometer una reforma o un cambio. Y es que el entorno es quizá el reclamo principal para muchos coworkers a la hora de elegir un centro determinado. Para un profesional independiente su espacio de trabajo constituye una parte esencial de sus referencias: es parte de su imagen y juega un papel fundamental en su relación con los clientes. Éste es un valor que el gestor del espacio tiene que primar en todo momento: el espacio no es de él, sino de los demás, por lo que traicionar su espíritu no entra dentro de los aspectos renunciables. "Es importante que dejes de pensar en lo que tú quieres hacer como gestor para priorizar lo que los coworkers desean o necesitan" , explica Francisco Cámara, de Freeland Coworking. Sin duda esa mentalidad va a ayudar a que la "familia" aumente, y es necesario mantener ese punto de vista, por mucho que un centro de coworking crezca.
En cuanto a las molestias vinculadas a la ampliación en sí, es importante valorar por un lado la nueva ubicación física del entorno (si te ves obligado a moverte de zona) así como los contratiempos derivados de la migración de puestos. Y es que muchos coworkers encuentran el encanto de un centro en su ubicación ¿Cómo cambiar entonces si corro el riesgo de perder clientes? ¿Pero no estoy perdiendo la oportunidad de ver crecer mi proyecto al quedarme en el mismo espacio en el que no puedo aceptar nuevos miembros? La respuesta no es fácil; cada gestor ha de valorar pros y contras de esta decisión en función de la estrategia que haya seguido para captar a sus coworkers. Lo que sí debe tener presente al reformar o moverse a un espacio nuevo son los cambios que ser harán en cuanto a gestión de éste: si se quiere dedicar también a eventos externos, se prevé intensificar las actividades formativas o modificar la estrategia debe valorarse en la elección del centro y también en la creación de una atmósfera determinada.
Por último, factores como la seguridad (una comunidad mayor implica un tráfico más intenso) o las necesidades materiales (conexión, impresoras, servicios) deben considerarse seriamente si queremos agrandar nuestro proyecto. Todo debe formar parte del necesario plan de expansión, que sólo con la cautela y pericia necesarias, llegará a buen puerto.
